Willkommen auf den Seiten des Auswärtigen Amts

Urkundenüberprüfungen

Diverse Stempel an einer Halterung

Beglaubigung, © Photothek.de

28.02.2022 - Artikel

Einstellung der Legalisation

Die Botschaft hat feststellen müssen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden aus der Republik Sudan nicht gegeben sind. Daher wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amtes im Februar 2016 eingestellt. Die Innen- und Justizbehörden der Bundesländer wurden entsprechend unterrichtet. 

Die Botschaft kann jedoch in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenprüfung hingegen nicht veranlasst werden. 

Urkunden aus Eritrea können durch die Botschaft Khartum nicht auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit überprüft werden.

Gutachtliche Urkundenüberprüfung

Die Inlandsbehörde, die eine Überprüfung der Urkunden für ihre Arbeit benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dazu muss sie

  • die ausländische Urkunde im Original beifügen,
  • konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen und
  • im Verhältnis zur Botschaft die Übernahme der entstehenden Auslagen zusagen.

Die Behörde kann ihrerseits diese Auslagen dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und wird daher üblicherweise um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die Auslagen entstehen dadurch, dass die Botschaft die gewünschten Überprüfungen nicht ausschließlich mit eigenem Personal durchführen kann, sondern sich regelmäßig auch auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen muss. Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Konsularbeamtinnen/ Konsularbeamten der Botschaft. Die Urkunde und die Stellungnahme der Botschaft werden anschließend unmittelbar an die ersuchende Behörde übersandt. Um die spätere Verwendung der Urkunde zu erleichtern und unnötige weitere Prüfungen zu vermeiden, wird ihr ein entsprechender Hinweis beigefügt.

Vorzulegende Unterlagen

Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen benötigt die Botschaft folgende Unterlagen und ergänzende Angaben:

  • Ausländische Urkunde (Original und Kopie) samt deutscher oder englischer Übersetzung
  • Fragebogen zur Urkundenüberprüfung inklusive aktuellem Passfoto
    Bitte beantworten Sie alle Fragen vollständig und in englischer Sprache, da sonst keine Prüfung der Urkunden erfolgen kann. Auch zusätzliche Angaben sind in englischer Sprache zu machen. Unvollständige oder in einer anderen Sprache ausgefüllte Fragebögen haben die unerledigte Rücksendung zur Folge. Anschriften müssen mit Straßennamen und Hausnummern angegeben werden, keine Postfächer; fertigen Sie ggf. eine Skizze an.
  • beglaubigte Kopie des Ausweisdokumentes des Urkundeninhabers
  • bei Minderjährigen:
    • beglaubigte Kopie der Ausweisdokumente der Eltern
    • ggf. Nachweis des Sorgerechts mit Übersetzung
    • ggf. Sterbeurkunde der Eltern
    • ggf. Adoptionsvertrag und -beschluss mit Übersetzung
  • Datum der Registrierung; wenn Registrierung nicht direkt nach dem Personenstandsfall erfolgte, bitte Gründe angeben
  • Name und Verwandtschaftsverhältnis der Person, die die Urkunde beantragt hat (sofern nicht Urkundeninhaber)
  • Nachweise über den Aufenthalt im Sudan zum Zeitpunkt des Personenstandsfalls
  • Weitere Urkunden/Unterlagen zu der überprüfenden Urkunde (Original und Kopie): Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Ledigkeitsbescheinigungen, Scheidungsurteile sowie zusätzliche Unterlagen, z.B. Taufbescheinigungen, Zeugnisse, Fotos von der Eheschließung, Nachweise zum Aufenthalt im Sudan zum Zeitpunkt des Personenstandsfalls etc.

Hinweis zur Prüfung von Eheurkunden: Bitte fügen Sie entsprechende Unterlagen (Fragebogen, Ausweisdokument, Nachweise zum Aufenthalt im Sudan etc.) für jeden Ehegatten bei.

Kosten und Dauer

Für die Überprüfungen fallen in Abhängigkeit von der Anzahl und Art der Urkunden folgende Auslagen an:

Personenstandsurkunden:
Überprüfung einer Urkunde: 200 USD
Überprüfung mehrerer Urkunden: 300 USD
Bei der Überprüfung von Eheurkunden werden der Ehevertrag und der Auszug aus dem elektronischen Register als eine Urkunde gewertet.

Akademische Urkunden:
Überprüfung einer Urkunde: 215 USD
Überprüfung mehrerer Urkunden: 315 USD

Wenn in besonders gelagerten Fällen absehbar ist, dass höhere Auslagen entstehen, wird die Botschaft zunächst die ersuchende Behörde informieren. Die Erledigung dauert nach bisherigen Erfahrungen durchschnittlich etwa 6 Monate oder länger ab Erhalt der vollständigen Unterlagen. Hinzu kommen die Post- und Kurierlaufzeiten für die Übersendung von etwa zwei Wochen pro Versandweg.

Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und – für den Fall, dass sich im Einzelfall ein erhöhter Zeitbedarf abzeichnet – die ersuchende Behörde darüber informieren. Es wird auch um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird.

Anschrift

Amts- und Rechtshilfeersuchen deutscher Behörden und Gerichte können an die Kurieranschrift der Botschaft übersandt werden: 

Auswärtiges Amt
Botschaft Khartum
Rechts- und Konsularabteilung
Kurstraße 36
11017 Berlin

Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.

Tel.: (+249) 0185 3496 22 oder (+249) 0185 3496 23

Email: zreg@khar.auswaertiges-amt.de

(telefonische Sprechzeiten, Sonntag bis Donnerstag von 09:00 bis 15:30 Uhr Ortszeit = 07:00- 13:30 Uhr deutsche Zeit während der Winterzeit, 08:00-14:30 Uhr deutscher Zeit während der Sommerzeit)

Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten, und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls, von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen.


Weitere Informationen

nach oben