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Urkundenüberprüfungen

04.12.2017 - Artikel

Die Botschaft hat feststellen müssen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden aus der Republik Sudan nicht gegeben sind. Daher wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amtes im Februar 2016 eingestellt. Die Innen- und Justizbehörden der Bundesländer wurden entsprechend unterrichtet.

Die Botschaft kann jedoch im Einzelfall in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenprüfung hingegen nicht veranlasst werden.

Die Inlandsbehörde, die eine Überprüfung der Urkunden für ihre Arbeit benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dazu muss sie die ausländische Urkunde im Original beifügen, konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen und im Verhältnis zur Botschaft die Übernahme der entstehenden Auslagen zusagen.

Die Behörde kann ihrerseits diese Auslagen dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und wird daher üblicherweise um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die Auslagen entstehen dadurch, dass die Botschaft die gewünschten Überprüfungen nicht ausschließlich mit eigenem Personal durchführen kann, sondern sich regelmäßig auch auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen muss. Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Konsularbeamtinnen/ Konsularbeamten der Botschaft. Die Urkunde und die Stellungnahme der Botschaft werden anschließend unmittelbar an die ersuchende Behörde übersandt. Um die spätere Verwendung der Urkunde zu erleichtern und unnötige weitere Prüfungen zu vermeiden, wird ihr ein entsprechender Hinweis beigefügt.

Eritreische Urkunden können durch die Botschaft Khartum nicht auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit überprüft werden.

Vorzulegende Unterlagen

Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen benötigt die Botschaft folgende Unterlagen und ergänzende Angaben: 
Fragebogen zur Urkundenüberprüfung
beglaubigte Kopie des Ausweisdokumentes des Urkundeninhabers / der Urkundeninhaber
bei Minderjährigen: - beglaubigte Kopie der Ausweisdokumente der Eltern
ggf. Nachweis des Sorgerechts mit Übersetzung
ggf. Sterbeurkunde der Eltern
ggf. Adoptionsvertrag und -beschluss mit Übersetzung
Datum der Registrierung; wenn Registrierung nicht direkt nach dem Personenstandsfall erfolgte, bitte Gründe angeben
Name und Verwandtschaftsverhältnis der Person, die die Urkunde beantragt hat (sofern nicht Urkundeninhaber)

Auslagen

Für die Überprüfung fallen jeweils Auslagen an. Diese Kosten sind in USD zu entrichten.

Auslagen für die Überprüfung von Personenstandsurkunden:
Überprüfung einer Urkunde: 200,- USD
Überprüfung von zwei oder mehreren Urkunden: 300,- USD

Auslagen für die Überprüfung von akademischen Urkunden:
Überprüfung einer Urkunde: 215,- USD
Überprüfung von zwei oder mehreren Urkunden: 315,- USD

Wenn in besonders gelagerten Fällen absehbar ist, dass höhere Auslagen entstehen, wird die Botschaft zunächst die ersuchende Behörde informieren.


Dauer der Urkundenüberprüfung

Die Erledigung dauert nach bisherigen Erfahrungen aktuell durchschnittlich etwa 6-7 Monate ab Erhalt der vollständigen Unterlagen. Hinzu kommen die Post- und Kurierlaufzeiten für die Übersendung von etwa zwei Wochen pro Versandweg.

Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und – für den Fall, dass sich im Einzelfall ein erhöhter Zeitbedarf abzeichnet – die ersuchende Behörde darüber informieren. Es wird auch um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird.

Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten, und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls, von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen.


Übersendungsanschrift

Amts- und Rechtshilfeersuchen deutscher Behörden und Gerichte können an die Kurieranschrift

der Botschaft übersandt werden:

Auswärtiges Amt
Botschaft Khartum
Rechts- und Konsularabteilung
Kurstraße 36
11017 Berlin

Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.
Email: visa@khar.auswaertiges-amt.de

 


Alle Angaben beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.




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